档案管理理论

第一篇：档案管理理论

来源原则

来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则起源于近代法国。

1简介

档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。

2发展

尊重全宗原则是法国在1841年 2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》 中首次提出的。其主要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。

德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。

荷兰1897年正式采用来源原则管理档案，3位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证。书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。

20世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合等。其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。如美国档案学者D.格雷斯第二在其《档案与手稿的整理和编目》(1977)中对“来源”的定性叙述。他说：“来源就是指原来的机关，即在处理事务中产生或收到并积累文件的机关或行政单位。个人、家庭、公司或者其他的个人文稿来源，也包括在内。”国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》，不仅为来源原则下了定义，介绍了它的起源和发展，还对一些相关概念──来源、全宗、组合等，以及相关原则──事由原则、尊重原有次序原则等，分别设条目进行论证。第三，出现了自由来源原则、马列主义来源原则和资产阶级来源原则的新概念和新提法。德国档案学家A.布伦内克在20世纪30～40年代提出了自由来源原则，试图修正和发展来源原则。他要求从哲学的观点而不是从生物学的观点来理解档案有机体的思想，不要因保持原有次序而把来源机关在整理工作中的缺点和错误也原封不动地保留下来。对布伦内克的论点评价不一：一种认为他使来源原则得到升华，发展到一个新的阶段；另一种则认为并无实质性的理论突破，因为人们遵守了来源一致，但并没有把保持原有次序绝对化。马列主义来源原则和资产阶级来源原则是德意志民主共和国的某些档案学者提出来的，他们认为两者的区别在于前者能够表明档案在一种社会形态内的组织联系，后者则只局限于一个机关的档案文件之间的相互联系。

来源原则被公认是组织档案基本管理单元的理论依据和档案学的核心理论。它使档案与图书在整理和分类上严格划清了界限。

文件生命周期理论

“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件—档案全过程管理的基本理论。

1文件生命周期理论的提出和意义

文件生命周期理论：是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，为当时已存在的（美国）文件中心提供了理论依据。2文件生命周期理论概念

1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。引入“周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。

3文件生命周期理论具体内容

形成和发展

与文件中心的出现有特定的联系。文件中心最早起源于美国。1950年，英国的艾利斯提出了文件运动的“三阶段论”（现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的）。这种由文件中心的理论解释而衍生出的文件阶段的划分，就成为文件生命周期理论的研究起点。80年代，阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯出版两部专著《文件的选择》（1982）和《文件生命周期研究》（1987）可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。我国在60年代，国家档案局局长曾三在一篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基本思想，但对文件运动过程的论述尚不够全面。80年代中后期以来，以陈兆祦为代表的档案学者提出的“文件运动周期论”相对更加全面系统，全面揭示了文件从最初产生到最终归宿的整体过程以及这一过程的阶段性特征，与国外的文件生命周期理论有异曲同工、殊途同归之效。

基本内容

A文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；B由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段（文件的整体运动过程具有阶段性特征、文件运动过程的各阶段具有不同特点、引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化）；C文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。

重要意义

A准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础；B准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；C准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论基础

在电子文件时代的指导价值

可以充当电子文件全过程管理的理论基础。电子文件也需要前端控制，原因：一是确保电子文件真实可靠性的需要，二是确保电子文件完整归档的需要，三是确保电子文件安全利用的需要。文件生命周期理论的全过程管理思想和前端控制思想对电子文件同样是适用的，并且这两种思想在电子文件管理上实现了和谐的统一。

档案鉴定理论

档案鉴定就是对鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。

档案鉴定理论：（1）历史发展：

A.20世纪初的“年龄鉴定论”，是德国档案学者迈斯奈尔于1901年提出的，这一理论体系由六条一般原则和七条具体标准组成，其鉴定标准可概括为档案内容和档案来源两方面。其档案鉴定理论具有开创性意义：他第次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断并设定了具体的禁毁年限；他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准；他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一；

B.20世纪20年代的“行政官员决定论”，代表人物是英国档案学者詹金逊，核心观点就是档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定，一方面，他认为文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础，另一方面，他认为档案人员参与文件鉴定至少会带来两种负面后果：一是档案人员在鉴定中的个人判断会玷污档案作为原始证据的神圣性，二是档案人员的干预也会妨碍档案保存目的的实现，不利于满足历史学家和其他研究者对档案的利用需求。明显的局限性：第一，行政官员由于缺乏客观的历史文化意识，单独自行决定档案的存毁，不利于维护档案的原始证据性；第二，排斥档案人员参与鉴定也不利于保证档案的总体质量；第三，排斥档案人员参与鉴定也不利于档案价值的充分发现与实现。

C.20世纪二三十年代的“职能鉴定论”，波兰学者卡林斯基在借鉴迈斯奈尔的基础是提出，认为应按照文件形成机关在政府机构体系国的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限。他把档案分为两类：一类是最高行政机关的文件，一般应永久保存；一类是低级机关的文件，只需保存一定时期后就可以销毁。他还提出了鉴定单份文件的具体标准，即所谓的一般标准、法律标准、行政标准、历史标准、地理标准、替代标准和典型性标准等。有一定的进步意义：它不仅强调档案价值的鉴定与形成机关的地位和职能直接相关，而且找到了二者之间的对应关系。

D.20世纪50年代的“文件双重价值论”，是由美国档案学者谢伦伯格提出的，在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论，他认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说，第一价值体现为行政价值、法律价值、财务价值和科技价值，第二价值包括证据价值和情报价值。形成机关的行政官员对第一价值负主要责任，而鉴定第二价值则应由档案部门及其工作人员来完成。与詹金逊和卡林斯基的鉴定理论相比，双重价值论具有明显的进步与深刻之处：大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作；主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值。谢被誉为“美国档案鉴定理论之父”。

E.20世纪六七十年代的“利用决定论”，代表人物主要有美国的菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为档案鉴定的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。局限性不容否认：使档案鉴定过程带有很大的随意性，实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系。

F.20世纪八九十年代的“社会分析与职能鉴定论”、“文献战略”和“宏观鉴定理论”。“社会分析与职能鉴定论”是德国布姆斯最早提出，主张档案应体现文件产生时期的社会价值，但这种价值最好不是直接通过研究社会公共舆论来确定，而是间接通过了解重要文件形成者的职能来判断。

“文献战略”由美国的塞穆尔斯于80年代中期提出，认为鉴定的起点不再是检验具体文件，而是分析文件产生的背景，特别是现代社会中面对机关频繁变动的现实。“宏观鉴定战略”是加拿大特里·库克80年代末提出的，认为应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。以上三种鉴定理论具有两个明显的共同点：一是它们都有把档案鉴定提升到更广阔的社会背景之下，都认为档案价值与社会发展密切相关；二是它们都超越了传统鉴定理论中的价值标准，转而强调职能鉴定标准。

（2）基本内容：

对档案价值的认识（档案自身的特点、社会对档案的客观利用需求）；对鉴定原则的鉴定（苏联提出四项基本原则，即历史主义原则、党性原则、全面性原则、系统性原则；我国提出档案鉴定原则的内容是：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发民兵的观点来判定档案的价值）；对鉴定标准的制订（档案的来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准、效益标准）。

第二篇：档案管理理论与实务

第一章

1.文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件由信息符号和载体结合而成。

2.文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。文件的根本属性是信息记录。3.文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。

4.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等。5.文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。

6.文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文件的管理工作。

7.文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性 8.文件工作的作用

历史意义

（1）实现单位职能的重要条件（2）国家档案事业的重要基础。这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。

9.文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。

10.文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。

11.通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办公厅（室）进行统一指导和监督。12.文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查阅与利用服务。

13.归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。14.归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。

15.对于归档文件，无论室通过立卷来整理，海市以“件”为单位整理，其原则均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文件价值，便于保管和利用。

16.应归档的文件材料的齐全、完整是归档质量最基本的要求。

17.首先是将归档文件范围和文件登记薄相结合，从总体上检查应归档文件是否均已收集齐全

18.主要的规范和标准由《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。

19.文件的归档鉴定 意义（1）关系到档案室室藏档案质量的优劣（2）关系到准确划定保管期限的长短（3）关系到档案管理工作的质量与效率（4）关系到档案保管成本的高低

20.文件的归档鉴定的原则（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发（2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素 21.文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。22.此处所谓“特征”，是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之间的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切的文件组合成一个案卷，是我国最基本的立卷方法。

23.按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动、某一工作、某一问题的发生、发展、结局，又保持文件之间的有机联系，因此是使用最频繁的立卷特征。

24.所谓名称特征立卷，即将同一文种的文件组合成一个立卷。

25.按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一个问题进行工作联系而形成的往复性函件组合成一个案卷。

26.除通讯者特征外，其余五个特征可以据文件的实际情况结合选用。27.以件为单位整理归档意义：一是提高归档文件整理工作的效率并节约费用、二是有利于档案工作的开展、三是推动了文档一体化的进程。

第二章

1.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的又价值的各种形式的历史记录。

2.档案的形成者来自两个方面：一是机关、团体、部队、企事业单位等；二是个人、家庭和家族。

3.文件转化为档案一般需要具备一定条件，即必须是办理完毕的文件；必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件；必须是按照一定规律整理完毕的文件。4.对内容具有不真实、不可靠之处，既不能简单地将这一客观存在付之一炬。5.档案作用范围的扩展律

一般而言，时间和作用范围成正比。档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。第三章

1.丰富和优化馆（室）藏室档案收集工作首先必须树立的指导思想。丰富和优化馆（室）藏具体是指：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。

2.机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6月底之前向档案部门移交。

3.学校各部门应在次学年6月底前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应在项目完成后三个月内归档。

4.档案室应指导、协助文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作。5.各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

6.列入市综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。

7.列入区、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年，向区、县综合档案馆移交。

8.总要会议、重大活动的档案，应当自机构撤销或者会议、活动结束之日起6个月内向有接受该档案任务的综合档案馆移交。

9.档案馆对档案的收集方式主要有两种：逐年接受收和定期接收。

第四章

1.形成档案整体的单位或个人，就成为“全宗构成者”，又称“立档单位”。2.个人在从事各种公务活动中所形成的文件材料，一般不应收入人物全宗，而应当作为有关组织全宗的一个组成部分。3.全宗的特殊形式主要分为联合全宗、全宗汇集和档案汇集等三种。4.立档单位与全宗历史考证一般由“立档单位沿革”和“全宗状况”两部分组成。5.立档单位和全宗历史考证，一般由档案室负责攥写，整理过程，全宗整理结束后，存入“全宗卷”内。

第五章

1.以磁带、磁盘、光盘等为载体的档案可采用物理删除、格式化或焚烧等方式销毁。

第六章

1.全总卷内容构成：全总指南、收集工作中的材料（交接数据）、鉴定工作形成的报告、档案利用制度、数字化工作

第七章

1.档案必要著录项目：正提名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。（载体是错误的）2.档案馆（室）不同于国家公证机关。

3.《档案法》规定国家档案馆保存的档案，一般应自形成之日起满30年可以向社会开放。

4.所有权不同，其公布权限也不同。

第八章 66 1.第九章

1.各机关、人民团体和企事业单位应当设置档案工作机构，一般设在办公室（秘书处）。

2.档案工作规章制度一般包括：工作规章、管理制度、业务规范。

3.文件材料归档范围和档案保管期限表——明确本单位各类文件材料归档范围及相对应的档案保管期限。

4.档案分类方案一般由题名、编制说明、分类表、使用说明组成。（分类号是错误的）

5.标准档案保管期限表，供全国各机关、团体、事业单位鉴定档案使用。6.后四种档案保管期限表所确定的各类档案保管期限，只能与标准档案保管期限表中相应的保管期限持平或延长，不能任意缩短。

7.保管期限室档案馆（室）根据档案鉴定标准对档案所确定的保存年限。8.按国家档案局第8号令和第10号令规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为10年、30年。

9.利用范围即由编制机关对保管期限为永久的档案满30年后是否向社会开放提出“开放”或“控制”的意见。10.本单位的财务预算——30年。

11.本机关及所属单位人员任免、奖惩材料保管期限为永久，利用范围为控制。12.确定归档和不归档的范围（111——114）

13.档案bao管期限表并不是一成不变的，如果机关内设机构或工作职能，企业的资本机构或主营业务发生较大变化时，应当及时做相应修订和调整。

第十章

1.文件收集的主要责任人时文件形成和承办的部门、处室，各部门、处室负责人对本部门文件材料收集负有领导责任，兼职档案人员对本部门文件材料收集负有具体责任，各项业务、活动的经办人员对各自经办业务、活动中文件材料的形成、积累同时负有具体责任。

2.各部门、处室文件收集的工作依据是文件材料归档范围。3.系统性主要检查：卷内文件排列是否正确。4.重要会议、重大事件、重大活动统称为重大活动。

5.发文的排列次序一般为：文件正本—发文稿纸—定稿（签发稿）—最后修改稿；来问的排列次序一般为：文件处理单—来文。（具体考题目）6.永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。7.题名，即文件标题，题名采取照录原则。8.WS·2013—Y—105中WS表示文书档案。

9.WS·2013—D30—BGS—30中D30表示保管期限为定期30年。

10.零散积存文件是指散存在部门或个人手中，未在应归档及时归档的漏归文件材料。

第十一章

1.科学技术文件材料（简称科技文件）：指记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

2.科技档案的定义：国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应该归档保存的科技文件。3.科技档案的主要特征：构成的成套性、内容的专业性、管理的现实性、种类的多样性、利用的广域性。

4.科技档案构成的成套性室科技档案形成和内容构成的整体特征。特点和规律决定了人们总是以一个独立项目或某一对象为单位进行科技生产活动。自然形成了一列相关联的文件材料，构成了一个有机联系的整体，即成套性。

5.管理的现实性决定了科技档案应与其所反映的对象和现实保持一致，如市政管线档案。

6.科技档案的管理现实性要求科技档案实行动态管理，如建立健全更改补充制度。（是非）

7.科技档案管理的基本方法：

第一，“三纳入”，即科技档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入有关的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的经济责任制和岗位责任制。

第二，“四参加”，即档案部门或人员应参加产品鉴定、科研课题（或项目）、成果审定、建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整、准确、系统。

第三，“四同时”，即下达项目计划任务应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时确保项目文件材料归档交接的完整、准确、系统。8.科技文件积累的原则：系统原则、动态原则、与科技活动同步的原则。9.系统原则：是要求从全局的角度出发，遵循科技活动的规律，依据科技工作程序，按照科技文件的特点进行全过程积累，以保证科技文件产生、形成的内在有机联系。

10.动态原则就是要求把科技文件的积累保存与更改结合起来。

11.与科技活动同步的原则就是要求把科技文件的累积贯穿于科技活动的全过程，以保证科技文件的完整。第一，生产活动的立项时入手，第二，科技文件的积累应在每一阶段、每一环节及每个科技人员的工作活动中随时进行。12.参考性科技文件主要包括从外来单位收集来的、作为本科技活动参考使用的技术资料、科技情报等。

13.科技文件积累的方式：科技人员个人积累、科技管理部门积累、专门文档管理部门积累。

14.科技档案的基本保管单位——案卷。

15.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分组卷。

16.以建设项目前期形成的相关管理性文件为例，可按照立项、各专项审批、动拆迁、招投标等前期各工作阶段组卷。

17.圈内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后。

18.产品类案卷宜按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。

19.建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。

20.科技档案案卷编目：案卷内科技文件页号的编写、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、卷内目录的编制、卷内备考表的编制、案卷目录的编制。（多选）21.案卷内科技文件页号的编写

（1）案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。（2）已有页号的文件可不再重新编写页号。（3）圈内目录、圈内备考表不编写页号。

22.案卷封面六要素：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。23.页数：应填写每件文件总页数。

24.圈内备考表应标明案卷内部全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

25.总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。26.案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。（多选）27.要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。

28.科技档案分类中横向表现了各级同位类的并列关系，形成了各级“类别”；纵向表现了上位类和下位类的从属关系，构成了一个个“类系”。（是非、单选）29.科技档案分类方案类目体系要体现可包容性。（单选）使每一种和每一部分科技档案都能在该分类方案的类目体系中找到自己的应有位置，并力求简明易懂，便于检索。

30.经营管理、生产管理、行政管理、党群管理、产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器、会计业务、干部职工等十个一级类目是按照职能分工划分科技档案类目。（单选）31.科技档案的分类要求根据本单位的具体情况，综合考虑包括单位性质、主要的科技生产活动、科技档案种类和数量等各种因素。（多选）

32.企业档案一级类目号多采用其类目中具有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编制。

33.档号亦称档案号，是档案部门在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案实体的一组代码，即科技档案保管单位的编号。档号是存取科技档案的标记，具有固定科技档案分类排列顺序、统计和检索科技档案的作用。34.对科技档案而言，其档号的基本结构为：全宗号——类别号——案卷号。35.案卷号（或盘、盒、张号）是案卷或光盘、磁带、照片等排列的顺序号（流水号）。

36.建设项目文件，简称项目文件，是指建筑、安装等各种形成固定资产的建设项目，在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图标、声像等形式的全部文件，包括项目前期、竣工、竣工验收文件等。

37.这些特征也对建设项目档案管理提出了基本要求：一是内容的完整性，二是档案内容应准确，三是整理的系统性。

38.作为建设项目的法人，建设单位应负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等参建单位编制项目军工股文件和整理项目文件。

39.在实际工作中，一般以有关主管部门（如发改委等项目投资管理部门）正式批准（或核准、备案）的项目或工程为表现形式。房屋建筑项目中的水、点、风等动力系统以及电梯等设备安装工程，也是该建设项目的组成部分。

40.建设单位的档案部门应与建设项目管理部门形成合力，确保施工、监理等参建单位履行文件形成、积累并最终完成归档和提交责任。

41.如建设项目实行项目总承包的，应由各专业、劳务分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累和整理，并提交总承包单位汇总；如由建设单位分别向几个单位发包的，如轨道交通项目，建设单位将整个项目划分为若干标段工程分别发包，则由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。

42.对建设单位委托的项目监理单位而言，其除了负责收集、积累项目建立文件，还要负责监督、检查项目施工过程中文件收集、积累和完整、准确、系统的情况。43.声像材料 长期 长期

44.施工过程中，不可避免地会对设计单位提供的施工图设计文件进行一定的变更或修改，设计变更通知单、工程洽商单、材料代工单、技术核定单、业务联系单、备忘录等都是常见的施工图变更、修改的依据性文件。

45.建立文件在不同项目中形成的内容大同小异，一般更具文件类型收集、整理、归档即可。

46.如果在建设项目中同时开展了有感的科研项目，其文件收集归档可参考单个科研项目、课题在哥哥阶段的文件材料归档范围。

47.各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进金属、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位等级、归档，再行译校。48.项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工图和项目建立文件组成。49.项目施工及调试完成后，施工单位i、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。

50.项目竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。

51.与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更，可与竣工图编在一起，页可以单组组卷。

52.项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

53.在原施工图上更改，并签章使之成为竣工图的前提条件是：不涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，以及图面变更面积不超过35%的，否则，应重新绘制竣工图。

54.竣工图更改的方式有三种：杠改、划改（或叉改）、圈改。

55.利用施工图更改的，应在更改处著名变更、更改依据性文件的名称、日期、编号和条款号。56.书213 214三个图

57.所有竣工图应由竣工图编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内-容应填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

88.项目竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况。

89.竣工图应使用新得或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。竣工图一般由施工图经审核、更改后加盖并签署竣工图章而来。

90.一张更改通知单涉及多张图纸更改的，如图纸不在同一卷册中，应将复印件附在有关卷册中，或者备考表中说明。

91.竣工图一般为两套，由建设单位向业主和生产（使用）单位移交；建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。92.竣工图编制所需费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用由施工单位负责。建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的，费用由建设单位负责。

93.对在大中城市规划区范围内的中点建设项目，因有移交一套项目城建档案的任务，建设单位至少应形成两套项目档案。除了特殊情况，档案应为原件。对建设项目文件而言，项目前期很多立项、审批、招投标等材料，以及项目竣工验收阶段形成的验收材料，由于形成于相关主管部门，一般只形成一份原件。对设计文件、施工文件、竣工图、监理文件，以及工程可行性研究报告、环境影响报告、初步设计等等第三方机构为设计单位编制的专业材料，建设单位应根据最后项目档案所需套数，向设计、施工、监理等参建单位及第三方机构提出编制或形成文件原件套数要求，并以合同形式明确。

94.施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审。95.项目文件归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工文件一并归档。在项目竣工后或财务决算后三个月内归档。各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

96.建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按、项目的单项或单位工程整理。

97.项项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。98.案卷及案卷内文件不应重份份；同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷的保管期限应从长。

99.案卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。例如，某项目的建设工程规划许可证及其附图，一般许可证排列在前，附图排列在后又如，向有关主管机关申报项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等材料，申请、请示等正文排列在前，项目建议书、工程可行性研究报告、初步设计等附件排列在后。

100．项目档案经验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过工验收后的三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。101.建设单位应在六个月内向城市档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目产品档案。

102．产品档案，即工业生产技术档案，是在工业产品研制、生产等活动中形成的科技档案，主要产生在工业产品的设计、制造单位和工矿企业单位。产品档案般包括产品设计档案（或称产品研发档案）和产品制造档案两个基本部分。103.各单位应实行产品研制、生产工作的文件收集、整理、归档责任制，即负责产品型号研制、生产的部门，是产品文件的形成部门，同时也是产品文件归档的责部门，应履行产品档案工作职责。

104.产品文件材料的归档时间有以下几种情形。1．按产品、型号结東时间归档 2.按工作阶段归档3.按专业、单项、子项目结束时间归档4.即时归档。105.产品研制活动结束后，围绕这些活动的文件材料形成也就此结束，此时把有保存价值的产品文件材料经系统整理后及时归档，产品管理活动就正式画上句号。106.产品完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。107.按工作阶段归档便于产品或型号管理部门工作的开展，保证产品文件材料的完整。

108.产品文件的准确性既包括内容的准确性性，也包括形式的准确性和规范性。109.产品文件在文件或图纸编号、版本、格式等形式上不准确、不规范。110.产品研制过程总是伴随着各种程度的修改、更改，这些修改、更改最终都 要落实到相关产品文件和图纸上。

111.产品文件一般按照结构、阶段等分别组卷。

112.按阶段组卷是以产品研制、生产活动为对象的划分，而按结构、部件、部位、专业、子项等组卷，则是以产品本身为对象的划分

113.按工作程序排列案卷，即是按阶段进列；按产品结构排列案卷，一般可直接依据产品各专业、系统、部位（部件）的划分，或从产品整体到各专业、系统、部位（部件）等的“先总后分”的顺序，排列产品在研发设计、制造生产等阶段中的案卷。

114.科研课题在其项目鉴定后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。115.科研文件的归档时间（1）按科研项目、课题结東时间归档(2)按工作阶段归档(3)按子项目、子课题结東时间归档(4)按归档

116.在一个科研项目、课题结東后规定的时间内（如三个月内）归档。117.气象、水文等自然观察或观测活动的记录，其时间连续性强，可视实际情况按归档。

118.实行科研项目、课题负责人主持立卷归档工作责任制，即科研项目目、课题的牵头部门、主办部门或负责人，应明确专、兼职档案人员，履行科研档案工作职责。

119.《科学技术研究课题档案管理规范》还明确了科研项目、课题协作单位的归档责任，即几个单位协作的科研课题，其文件的归档要保证课题主持单位保存该题的整套档案。

120．科研档案案卷排列的总体思路是同一科研项目、课题内按阶段排列。121.设备仪器档案，可划分为两种：一种是与土建项目有关，如建筑工程程中的水、电、风、电梯等设备的档案，或某些化工、火电、钢铁企业的锅炉、冶炼设备的档案，这种设备档案，因设备属于建设项目的一部分，与建设项目档案难以完全分开，按照建设项目档案成套性管理要求，这种设备档案作为建设项目档案的组成部分整体管理，而不单独分离出来专门管理；另一种是与土建项目分开，可独立运作的设备仪器档案。

122.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。采取即时归档。

123.细化本单位设备仪器文件材料的归档范围和档案保管期限。

124.设备仪器文件的组卷方法（1）按设备仪器管理的阶段、流程组卷（2）按设备仪器所属的系统、专业、工序等要素组卷选

125.按设备台（套）分别组卷是设备仪器文件组卷的基本方法，但很多情况下，单台（套）设备形成不止一个案卷。

126.对单台（套）设备仪器而言，从申请购置（或自制）直至投入使用，要经历

系列的阶段。127．可根据设备仪器的申请、购置、开箱、安装、运行等工作阶段或流程组案，例如，某台（套）非标类设备按照购置（或自制）设备的申请、招投标、设计阶段、设备仪器开箱验收阶段、安装、培训、使用、测试阶段等组卷。

128.设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

第十二章

第三篇：档案管理

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理

一、填空

1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。

2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。

3、文件材料的收集要 及时，工作也好做在平时。

4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。

5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年 8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。

9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。

10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。

11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。

12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制，去除文件上易锈蚀的 金属物，对幅面过大的文件进行 折叠 等

13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的对归档文件进行分类，即一个 形成和处理的文件材料放在一起整理。

14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。

15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。

16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。

17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。

18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。

二、单项选择

1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案

2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。A检索 B实体 C逻辑

3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。A上边 B右边 C下边

4、运用分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。A签发日期 B公布日期 C收文日期

5、对跨形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 整理归档。A开始 B贯彻执行 C结束

6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。A下端居中 B上端居中 C 左上角

三、多项选择

1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E，使之有序的过程。

A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒

2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF。A全宗号 B机构 C D保管期限 E问题 F件号

3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC。

A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后

4、归档文件分类的基本方法是： AC。

A分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法

5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计

6、盒内备考表设置的项目有 ABCD。

A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期

四、判断

1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×

2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×

3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√

4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√

5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√

6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×

7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×

8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√

9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×

10、在档号项目中，和保管期限为选择项。×

11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×

12、归档文件装盒时，不同形成的归档文件，可以放入同一档案盒内。×

五、简答

1、简述文件材料收集工作的要求。

答：

（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；

（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。

（四）及时移交应归档的文件材料

2、简述归档文件的整理原则。

答：

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

2、区分不同价值；

3、便于保管利用。

3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。通过界定“事由”，（优点）

体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。

对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；

4、什么是机构分类法？ 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。

5、什么是保管期限分类法？

是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：

1、同一层次的分类必须依据同一标准

2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。

3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。

按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。

7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求

答：归档章的项目包括：全宗号、、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。

固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。

8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？

答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。

9、为什么要编制归档文件目录？

编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；

10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？

a、不同形成的档案文件，不应放入同一档案盒。b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中

c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。

e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。六：论述

1、试述归档文件分类基本的分类方法

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

（1、)分类法。是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同的文件不能混淆。

运用分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属。对于计划、规则、总结等内容涉及不同的文件，《规则》取消了原有的按针对归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属，以进一步简化分类中的要领和操作。

<2>跨形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨形成文件。这样的文件往往统一在办结归档，分类时也都归入办结。<3>、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按合理归类。

(2．)机构或问题分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。

采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。

可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。

（3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。

事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。

按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。优点：

（1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；

将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。

（2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。

一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；

（3、)有利于检索和档案呢实体存取工作； 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理

一、填空

1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。

2、基建档案的特点是 建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。

3、科技档案的基本特点是 课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。

4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。

5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。

6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。

7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。

8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。

9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上。

10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。

11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。

12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。

13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。

14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。

15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。

16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。

17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。

18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。

19、底图以 张 为单位单独保存和管理。20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。

21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。

二、多项选择题

1、科技档案具有（ABCD）等功能。

A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益

2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档

3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）

A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制

三、简答

1、简述科技档案的概念和涵义

科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；

第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；

第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；

2、科技档案的主要种类有哪些？

主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。

3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？

答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。

（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。

（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。

4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种：（1、)在项目全部结束时间归档；（2、)按工作阶段归档（3、)按子项结束时间归档（4、)按归档

（5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）

5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：（1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；

集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。（2、)要遵循科技档案的自然形成规律

各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用；（3、)要保证科技档案的完整、准确。

完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；

6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；（2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；（4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；

总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。

7、科技档案整理工作的原则是什么？

答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。

8、科技档案分类的基本要求是什么？

答：

1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；

2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；

3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；

4、分类应力求按照专业系统实行标准化。

9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？

答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。步骤如下：

（1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；

（2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3、)给每一个类目以规定的代字和代号；

（4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；

（5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等

10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？

答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；

第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；

11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？

答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；

特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。

12、型号分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；

特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；

13、课程分类法的涵义和特点是什么？

答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；

特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；

14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？

答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。

15、时间分类法的涵义及特点是什么？

答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。

特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。

16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？

答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。

17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？

答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；

18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？

答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。

19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？

答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。20、科技档案案卷的基本特征是什么？

答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有：（1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件（2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；（3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；

21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。

答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。

22、简述基建工程科技文件的组卷方法。

答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。

23、简述科研课题科技文件的组卷方法。

科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。

24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？

答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。

在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：

(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。

(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。(３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。

(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

(5)底图以张为单位单独保存和管理。

(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；

25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？

答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；(2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；

（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；

（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；

26、简述科技档案案卷的排列方法。

答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；

分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；

流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：

（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。

27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：

（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。(2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。

（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）

四、论述

1、试论科技档案的功能。

答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。

（1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。

B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。

科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。

科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。

科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。

此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。

（2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。

科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。

科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。

科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。

（3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。

在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。

《岗位培训教程》 第二编 档案管理

第三章 会计、人事及音像档案的管理

一、填空

1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管 一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装。

3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料，组卷时要注意 分别组卷。

4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计或时间、会计核算材料的名称。

5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计——保管期限——会计核算单位“分类法。

6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。

7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年。

8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。

9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。

10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。

11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。

12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。

13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。

14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。

15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。

16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。

17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。

19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号。

二、简答

1、简述会计档案的概念与特点

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。

2、试述会计档案的归档范围 包括：

会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。

会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。

财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围

3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；

（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料）（3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。

（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；

（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章；（4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。

5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。

答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。凭证案卷质量要求：

A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；

B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。

（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。质量要求：

A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。

B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。

C对于活页式账簿，在会计结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。（3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计组卷，不同的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。质量要求： A案卷要编制页号

B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。

C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。

（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的组卷。案卷质量要求：

A按产生的组卷，一年一卷或书卷。B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。C案卷封面填写清楚、规范。

6、会计档案的销毁应注意哪些问题？

答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。

7、人事档案的收集途径有哪些？

答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；

（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料；（3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料；（4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；

（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料；（6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料；（7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料；（8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；

8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？

（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。

（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案；（3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。（4）、审核文件是否手续完备。

9、音像档案有哪些特点？（1）、直观的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他载体档案的必要补充；

10、简述音像材料的归档时间。

答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。

二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。

11、音像材料的归档有哪些要求？

答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。（2）、归档的音像材料要齐全完整。（3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。

12、照片档案的总说明应包括哪些要素？

总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素

13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：

（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；

(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。

（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录时需注意：

（1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（2、）参见号是指纸质载体档案的档号。

（3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。

第四篇：档案管理

档案管理

根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。

一、充分认识人事档案工作的重要性

档案工作是各项管理工作的重要组成部分，胡锦涛同志指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。

二、加强人事档案工作的组织领导

我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。

三、归档与整理情况

在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。

在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。

四、档案的利用和转递情况

我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。

五、干部人事档案工作中存在的问题

我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。

通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成市委组织部文件中要求的任务。

干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。

第五篇：档案管理

陕西盛世通达置业发展有限公司

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责............................2

二、档案分类及归档范围、要求..............................3

三、档案移交、整理、编号..................................8

四、档案的利用............................................9

五、档案的保管...........................................11

六、档案的销毁...........................................12

七、档案保密制度.........................................13

陕西盛世通达置业发展有限公司

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

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（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料

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1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

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2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段

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3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：

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（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：

（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。

5、实物档案

5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类

（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

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（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。

（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

1、移交

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1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。

1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

2、整理

人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

3、编号

全宗号——保管期限—件号

四、档案的利用

1、查阅

1.1、查阅的授权范围

（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。

（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

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1.2、档案查阅程序要求

（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

2、借阅

2.1、借阅程序要求

（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还

（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

3、档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。

所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。

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五、档案的保管

1、档案的保管期限

人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

保管期限明细参见附件。

2、专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.3、电子版档案的传递和保存

（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统

3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。

4、档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。

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装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

5、档案室环境

档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。

人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。

6、档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

2、程序及要求

2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。

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3、会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；

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5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。

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2013年6月