办公室会务保障、接待与礼仪讲义

第一篇：办公室会务保障、接待与礼仪讲义

办公室会务保障、接待与礼仪（定稿）

2017年12月12日

第一部分

办公室会议与会务工作

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同办公室行政事务人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会务的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍。

一、会议的概念

会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、局长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：

1、有组织；

2、有领导；

3、商议事情；

4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。

二、会议的作用

在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于“会海”；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。

三．会议的类型

㈠按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：

1、小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。

2、中型会议，人数在一百至一千人之间。

3、大型会议，人数在一千人至数千人以上。

4、特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。

㈡按照会议性质和内容划分，主要有5种：

1、规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。

2、日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。

3、专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。

4、纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。

5、座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。

㈢按照会议形式划分，可划分两种：

1、有会有议的，多数会议属于这种类型。

2、会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。

㈣按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。

㈤按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。

㈥按照开会手段划分，可划分为常规会议和电视电话会议。常规会议即传统性的会议，电视电话会议指通知电子数据信息召开电话会议、视频会议等。

四、会务工作的概念

会务工作是指会议从筹备到善后的一系列会议组织工作和服务工作（也叫会议事务）。会务工作做得好坏，直接影响会议的质量和会议效果。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。今天，介绍的会务工作主要针对会议行政事务及安全保卫工作。

五、会务工作的特点

1、服务性。会务工作就是为了保证开好会议，豁然贯通的一切活动，是为会议提供方便条件，做好各项服务工作。

2、被动性。会务工作取决于会议的总体要求，其辅助地位决定了它的被动性。

3、事务性。会务工作繁杂琐碎，无论是发送会议通知，还是会场安排，人员食宿等，很多环节都有较强的事务性。

4、综合性。会务工作直接为领导和与会者服务，涉及的内容广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，同时，会务服务的自动化、电子设备越来越多，需要负责会议的人员成为通才和“杂家”，总揽全局的综合能力要求越来越强。

5、时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，要求会议准时召开、遵守时间，会务人员要高度重视时间观念，各项准备工作必须及时到位，不能出现会场未布置好等现象。

六、会前准备工作：

认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。成功地举办一次会议，必须周全考虑好举办会议的相关因素。只有事先做好充分准备，才能保证会议有效进行并圆满结束。

㈠安排会议主题或议题

会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由办公室向相关领导或部门单位征求意见，经筛选整理后，报主管领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是办公室征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。㈡确定会议名称

有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，做到名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。如：全省卫生计生系统党风廉政建设工作会议。

㈢确定会议的规模和规格

会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

㈣提出参加会议的范围或人员名单

在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。在拟定会议范围或人员名单时，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。

㈤确定会议时间与会期

会议召开的时间要由单价瓣领导人员来确定，也有的是办公室先提出建议，再由领导来决定。会议时间长短庆根据会议内容来考虑，安排会期力求高效，宜短不宜长。㈥确定会议场地

会议地点和场所，要结合参加会议的人数、交通和会议效果来综合考虑。最常用的是本部门的会议室或下属单位的会场，也可能借用其他部门的会议室；至于大型的、重要的会议则可以放在政府采购定点的宾馆、饭店。地点的选择，应避免交通堵塞，既要考虑领导到会的交通方便，也要考虑到与会人员的出行方便。会场要根据参会人数的多少来确定，会场不能过小，使人感到压抑感；会场也不能过大，座位疏散，容易造成与会者精神不集中，影响会场气氛。选择场地，也要符合“八项规定”，必须兼顾成本费用的开支。

㈦发出会议通知

各项会议通知，必须简明扼要，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

注意事项：

1、先落实会场，后发通知；

2、时间要具体，最好写明年月日上午或下午几时几分；

3、会议对象要周详，会议开到哪一级、哪些单位派什么人，该参加的不要遗漏，切忌含糊不清，起草通知时都应当周密考虑，把工作做得越仔细越好。

㈧会议材料准备

1、印制《会议须知》。即：会议日程，会议代表名单，会务联系人，注意事项等。

2、需要编组的要提出小组召集人、讨论地点。6

3、要印制会议证件的，要求及时印制，如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。

㈨会议材料的分发

发放会议文件材料应当注意，尽量避免把许多资料一起堆积发放给与会代表。特别是秘密程度比较高的，一定要编号分发；需要后收回的，应当标注会者的姓名，按人装封递送。领导的讲话材料，可按照会议进程现场分次分发。

㈩报名和报到

报名很重要，参会者是否到会，能否及时报名，直接影响会务制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等一系列会务工作。

报到是落实参会人员是否到会的重要环节。未报到的未及时报到，应抓紧时间联系，催促到会，需要调换的要及时落实调换人及时到场。重点参会人员不能到场的，要掌握情况，及时向领导报告。

(十一)会场布置

会场布置是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，尽可能反映出会议的中心内容。工作部署性会议力求庄严隆重；庆祝大会要有喜庆热烈；座谈会显得和谐融洽；报告会需要简单朴素；纪念会要求隆重典雅；追悼会会场则应当庄重肃穆；日常工作会一般应简单适用。会场布置形式用得较多的还是正方形、长方形、回字形、T型、U形、扇形等。是否设置主席台，一般而言，各种代表性会议及全局性工作会议，会场应设主席台。是否设讲台，根据需要而定。有些会议需要领导（主席台）靠近代表的，可以用一条桌子置于面对代表席就行了（T型）（但有一细节请注意：可考虑主席台的桌子宽于代表会议桌）。会场是否使用会标、横幅、张贴标语等，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导同意后方可执行。

具体会务包括以下几点：（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席卡、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

（十二）座次排列

会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，根据会议代表的构成合理地排列，可按行政区划、部门排序、会者职级等要素安排。会场可以发放“座次表”；需要领奖的代表可安排在会场的右侧入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：横排法、竖排法、左右排列法、S排列法。

用得多的还是左右排列法，即以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位。中国传统习惯以左为上，排在第一位的 8 居中而坐。以此为基点，其余民居中者的左手为第一顺序，一左一右，依次排列。

七、会议间服务工作

㈠会议签到与引导就座

会议签到。签到的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到情况安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。签到方式：一种是先前将已报名的参会者名单打好，现场只要签名确认即可；另一种是先准备好签到表，由参会者直接签名（姓名、单位、职务、联系电话等）。还有一种使用签到簿签到，与会者签署自己的姓名，表示到会，有纪念意义的活动可采用，利于保存。

引导入座。单位内部开会与会者都明白自己的习惯座位。有席位图或入场券的按照事先确定的座位入座，与会人员第一次入场的时候，可按排工作人员引导，便于参会者尽快找到座次。对参会的关键要客，先前要掌握到达时间，要排专人引导，及时通知单位领导迎候。要客分散到达时，要按排领导班子成员分头迎接。开会前集中引导领导进场。开会前5分钟，要落实主席台领导、发言人是否到齐，与会者是否入座就绪等。

㈡会议记录

根据会议的情况，一般都应有会议记录，特别是机关办公会、党组会等不同规模的大小议事会议。会议记录是重要的文字档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。

会议记录应包括：会议时间地点、与会者名单、议事的内容等。会议记录只需如实记录会议内容，无需加入记录人员的个人评论。

㈢会场后勤保障

1、桌椅、席卡、茶水。桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成各种形式。席卡，就是能够方便与会人员按照约定的座位入席而坐。是否摆放席卡，视会议情形而确定。会议期间应有饮水等供应。有时可安排茶歇。

2、现在规定，会场一般不发放纸张、签字笔，但主席台最好还是配备。另外，可准备少量纸笔备用，满足部分参会者的使用。

3、休息室（贵宾室）需提前准备，保障会间休息时要客使用。

4、会场话筒准备多少，以及是否需要配备投影仪、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，均根据会议需要而定，但必须保证设施器材的完好。

5、如需要记录重要讲话、指示精神等材料的，在配备录音设备的同时，可安排速记员，及时快速整理材料。

㈣会议特殊情况的处理

会议进行过程中，随时可能出现临时变动情况，如更日程，改变会场，调整议题，增加会议人员，以及增加会议材料等，要求会务人员，特别是会务负责人始终在场服务，并根据变化情况，采取应急措施，组织、协调做好临时调度工作。

㈤会议的其他服务

1、生活服务。妥善安排与会人员的住宿、就餐等事项。作息时间、就餐时间及地点，应在报到时通告或在《会议须知》中表明。食宿标准要严格执行有关规定标准要求。有少数民族人员的还要注意餐饮的习俗。

2、公务车配备。大型会议应当配备必要的公务车，保障会务取材料、接送人员等应急之需。

3、会议安保工作。一是住地的安全保卫，加强文件管理，防止丢失；二是外出活动的安全工作，首先要探好路，选择好路线，确保畅通，同时要计划好时间，确保准时正点。必要时请公安交警予以配合；三是对有重要领导人出席会议的，还应向相关部门报告，采取相应的警卫措施。

八、会议善后工作

㈠会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席卡等。

㈡安排人员离会，事先要安排好要客和嘉宾的通行及车辆。对于个别需要暂留的参会人员，应继续做好其食宿。㈢做好会议文件的清理、收集、归档工作。㈣做好会议报道工作。

㈤会议费用结算。会前要有会议费用预算，会后应有决算。本着精打细算，减少开支，既要符合“八项规定”要求，又要注意留有余地。

㈥会务工作总结。对于召开的大会，要及时对会务工作进行总结，特别是找出存在的问题，进一步提高和改进会务服务工作。

九、做好会务工作的几点体会

细节决定成败，规范体现水平。做好会务服务工作，一定要着力细化办法，规范会务工作流程，进而不断提高会务组织服务水平。

第一，制定详细方案。科学详细的工作方案是做好会务工作的基础。每次接到会务任务，我们都要根据会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，制定会务工作方案。并根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作组，明确分工职责。

第二，制定工作流程。会务服务水平通过细节体现。为确保会务组织服务工作规范明晰，便于操作，我们将会务工作任务进行详细分解，具体量化、细化，将整个会务工作分5大项，即：会场布置、座次安排、会议通知、入场导引、跟车服务等，并将任务落实到具体每个会务人员，做到任务到人、责任到人。

第三，及时对接督查。督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。在会议前期组织筹备中，适时召开会务人员碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况，协调解决工作中遇到的困难和问题。坚持及时沟通情况，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。

第四，加强会前查验。会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。对于会议现场查验，一般都是分管办公室的主任亲自督查。

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹办会议的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响，我们总是不忘初心，肩负如履薄冰，胆战心惊地完成了各项会务工作。

第二部分

公务接待与礼仪

公务接待是办公室必不可少的重要日常事务工作。做好接待工作有利于单位改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。它是单位工作的门面，是联系合作的中间桥梁，是领导工作的有力保证。

一、接待工作的原则

㈠诚恳热情，讲究礼貌

诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，同时也是待客之首的首要之点。对来访者，不管是上级机关来的，还是下级单位来的，也不 管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

㈡细致周到，按章办事

接待工作包涵的内容琐碎，涉及许多部门和相关人员。办公室负责接待工作的人员，要开动脑筋，综合考虑，统筹兼顾，把工作做得面面俱到、有条不紊、善始善终，工作中必须一环扣一环做好每一件事。一般来说：接待任务后，首先要弄清情况，不管任务多大，切忌慌张乱忙，第一时间拟订出完成的接待方案报委领导审批，需省政府安排的还要向省政府报客情。然后根据领导的批示意见，逐一落实。

注意几点：

1、接待工作必须考虑好每一个细节，不能马虎出事，否则客人感到不热情，影响全局；

2、接待工作要严格执行单位制订的接待规章制度，不得擅自提高标准；

3、按既定的套路走，重大问题随时请示报告；

4、特别要重视不同地区、民族的风俗习惯不接待来访者。

㈢勤俭节约，保守秘密

从某种意义上，接待工作是一项消费活动。在接待过程中，不能搞形式主义、摆阔气、讲舞场、大吃大喝，一定要遵守有关接待的规章制度，厉行节约、精打细算、勤俭务实，抵制奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱、多办事、办成事！

在接待过程中，我们可能遇到一些机要事务，重要会议、秘密电文等资料，要特别注意保密，严守秘密，不要瞎扯胡吹，把握住自己的言谈举止，做到内外有别。

二、宴会安排

㈠宴会座次

基于“长幼有序，亲疏有别”的礼仪规定，宾语入座还有讲究的，座次的安排表示对客人的尊重，同时也便于主宾之间的交谈。正式宴请客人，通常都摆放席卡。

㈡迎候客人

通常按照约定的时间，请单位领导提前到达餐厅迎候客人。需车辆接着客人，要提前向客人报告清楚。迎接过程中，要把握好时间，尽可能按时到约，免得自己的领导久等。

㈢请客入座

安排重要客人用餐时，最好安排一个休息室，让主宾见面后，再进餐厅。餐桌上最好准备一份参宴人员名单，表明身份，方便主宾席间请酒、交流。

三、礼仪事项

礼仪是办公室接待人员在接待活动中十分重要的行为规范。良好的礼仪能够帮助你在社会上立足，是展示我们才华的最佳舞台。仪表恰当，才不被人拒之门外；举止得体，才不会被人侧目相看；对人有礼，才不会被人视为缺乏教养。沉着自信，不会让人小瞧你；不卑不亢，会对你刮目相看；谈吐不凡，别人对你欣赏有加；守诺守时，别人会给予你信任；办事得法，别人才愿意赞赏你。

在接待中，应注意的8“不要”：

1、不要失声大笑；

2、不要滔滔不绝地说个不停；

3、不要论长评短，背地里说客人的不好；

4、不要太过表露自己的情绪；

5、不要一贯奉行沉默是金的原则；

6、不要熟视无睹使用手机；

7、不要拒绝别人说“你错了”；

8、不要不等接待宴请结束你先走。

第二篇：会务接待礼仪培训

会务接待礼仪培训 温馨提示1 准时上课，不迟到不早退，保证全程参与培训。将手机关闭或调为震动状态，利用课间休息的时间与外界联络，上课期间不得打手机发信息。听从教练安排，不随意走动，交头接耳，只在教练允许的条件发言，不私下交谈。以空杯心态来学习，全身心地投入训练。课堂上只接受，不讨论，不争论，如有不同观点可在培训期后再作探讨。温馨提示2 对参加过类似培训的学员要求全身心投入并努力帮助他人，不得泄密。教练有权决定你是否可以继续参加整个训练.在训练期间不得max.book118.com题.积极主动参与各项活动，将成长作为目标； 主动沟通和分享参加训练过程的感受； 全情投入接受训练，你我共度的时光不会重来；只有心连心我们彼此感动。

你是否准备好提供优质服务

测试题 分析自我评估结果： 如果你给自己80分以上，相信你在协助顾客方面一定会很出色，在以下的内容，可以帮你进一步提供你的服务技巧。如果你的分数在80-30分之间，希望你努力一些，以下内容可帮助你提高自己的服务水平，你是有潜力的，希望你努力，再努力一些。如果你的分数低于30分，你或许会想考虑其他不涉及顾客服务的职位。即使你决定不想从事每天与顾客接触的工作，要与人合作无关，你也须了解顾客服务，视你的同事如顾客，会帮助你成功，无论你是在什么行业工作。您的形象就是您的第一张名片！给我一个可心的微笑！伸手不打笑脸人 西装穿着礼仪

1、拆除服装商标

2、长短肥瘦合体

3、整洁平整

4、正式场合着西装必须系领带

5、西装钮扣的扣法很讲究

6、西装的口袋，只起装饰作用

7、慎穿毛衫

8、鞋袜与西服的搭配 不可忽略小节 1，佩戴饰物的基本规矩 1 质地精良、一致。2 以少而精为佳。3 要与场合、身材、脸型、服装、身份相协调。2．懂得饰物的寓意，避免尴尬 男士着装的规范: 男性着装 西服 衬衫

领带 男性着装 西服

款式

面料 颜色 图案 西服的选择技巧 款式 西装的选择技巧 颜色 女性着装 想一想：哪套是最合适的服装？、女士外出公务着装

（一）站姿 站立要端正，挺胸收腹，眼睛要平视，嘴微闭，面带笑容，双臂自然下垂或在体前交叉，右手放在左手上，以保持随时向客人提供服务的状态。双手不叉腰，不插袋，不抱胸；女子站立时，脚呈V字型，脚尖分开度数为45°至60°；双膝和脚后跟靠紧；男子站立时双脚与肩同宽，身体不可东倒西歪。站累时，脚步可以向后站半步或移动一下位置，但上体仍应保持正直，不可把脚向前或向后伸开太多，甚至叉开很大，不倚壁而立 双臂侧放式（男士）双臂后背式（男士）单臂后背式（男士）腹前握指式（女士）前臂前曲式（女士）

（二）行态 行走应轻而稳，注意昂首挺胸、收腹、肩要平、身要直；女士走一字步（双脚走一条线，不可迈大步），男子行走时双脚跟走两条线，但两线尽可能靠近，步伐可稍大，双臂自然摆动，幅度为30-40厘米，走路时男士不要扭腰，女士不要摇晃臀部，行走时不可摇头晃脑，吹口哨，吃零食，不要左顾右盼，手插口袋或打响手指，不与他人手拉手，搂腰搭背，不奔跑、跳跃。注意事项： 1.尽量靠边行，不走中间。2.与上级、宾客同行至门前时，应主动开门让他们 现行。不能自己抢先而行。3.引导客人时，让客人、上级在自己的右侧。4.上楼时客人在前，下楼时客人在后，三人同行 时，中间为上宾，在人行道上让女士走在内侧，以便使她们有安全感。5.因工作需要必须超越客人时，要礼貌致歉，说声 对不起。

（三）坐姿 就座时的姿态要端正，要领是：入座时要轻缓，上身要直，人体重心垂直向下，腰部挺起，脊柱向上伸直，胸前向前挺；双肩放松平放，手自然放在双膝上，双膝并拢；目光平视，面带笑容；坐时不要把椅子坐满（服务人员应坐椅子2/3），但不可坐在边沿上。就座时不可有以下几种姿势： 1.坐在椅子上前俯后仰，摇腿跷腿。2.将脚跨在桌子或沙发扶手或茶几上。3.在上级或客人面前双手抱着胸前，翘二郎腿或半 躺半坐。4.趴在工作台上。

第三篇：党委办公室接待会务工作总结

党委办公室接待会务工作总结

一年来，在区委的正确领导下，坚持立足本职，严谨务实、兢兢业业，较好地完成了各项工作任务。现将一年来工作情况总结如下：

一、加强学习，不断提高自身综合素质

一是始终坚持科学发展观，积极参加创先争优活动。重点加强邓小平理论、三个代表重要思想和科学发展观等理论知识的学习，认真学习党的十七届六中全会精神，始终坚持正确的政治方向和政治立场，自觉贯彻执行党的路线方针政策，开拓了视野，解放了思想，更新了观念。二是按照认真专业务实的要求，认真学习政务接待、会务等方面的专业知识和业务技能，通过多种学习渠道努力拓宽知识面，不断提高服务领导和基层的能力和水平，较好地适应了各项工作任务的要求。同时认真参加办公室组织的集体学习，加强自学，广泛涉猎各种知识，丰富了知识，为顺利开展工作起到了较强的促进作用。

二、认真务实，扎实做好各项本职工作

一是会务组织方面，在工作中积极向领导、向同事学习会务方面的工作技能，不断提高办会水平，每次会议从起草会议通知、通知下发、通知反馈到会议座次表安排、会场布置，都认真学习、周密安排，做到精益求精，确保了会议质量和效果。

二是接待活动方面，根据工作安排，接待活动方面主要是制定详细工作方案和预案，方案的每一个微小细节都力求妥善、到位，确保不出任何纰漏，保障各项活动的顺利进行。三是后勤保障方面，按照领导要求，明确工作职责，主抓办公室仓库的管理，包括物品的出入登记、定期清点、整理仓库等，每一项工作力求不到毫厘不差。

三、存在的问题和今后打算

回顾总结近年来的工作，按照岗位和职责要求做了一些工作，但有些方面仍存在遗憾和不足。一是有时习惯于循规蹈矩，满足于无大过错，工作创新性还有待于进一步增强；二是由于平时过于零乱忙碌，有顾此失彼现象；三是学习不够，理论水平和工作能力有待于进一步提高。

希望在今后的工作学习中汲取经验和教训，认真加以解决和克服。同时，决心不断加强学习，提高素质，扎实苦干，认真务实，努力把各项工作做得更好。

一是掌握科室工作规律性，在规律性的基础上找创新点；针对工作中存在的问题，研究产生问题的原因，提出解决问题的办法或方案，这是最直接的创新；加强和兄弟单位的联系，通过交流学习改进工作方式方法。

二是多了解接待知识，掌握接待技巧，进一步提高服务水平。三是高度重视来访、来电，对前来办事、来访群众耐心细致地做好接待和劝解工作。杜绝态度生硬、冷漠，提倡热情、友善，一杯热茶、一个微笑体现办公室良好的窗口形象；接听电话要清晰明了，下发通知要准确到位，无论是接一个电话，办一件事情，答复一个问题，都要时刻想到所处的位置，要注意自己的身份。

第四篇：2021年会务接待基本礼仪及规范

2021年会务接待基本礼仪及规范

1、如何迎接客人?

一是确定迎送规格。

通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。

二是掌握到达和离开的时间。

准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。

三是适时献上鲜花。

迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。

四是不同的客人按不同的方式迎接。

对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清;对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍;而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。

五是留下一定时间。

客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。

2、如何称呼、介绍和握手?

关于称呼。国际上,对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的___人士，还可直接称其职务、阁下。

迎接一批客人，如何介绍呢?是先介绍客人，还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时，怎么介绍呢?是先介绍男士，还是先介绍女士?是先介绍年幼者，还是先介绍年长者?是先介绍身份低者，还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊，我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人，就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。

3、如何陪车和引导?

客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢?

乘坐轿车时，通常有两种情况:当有专职司机开车时，小轿车___号座位在司机的右后边，___号座位在司机的正后边，___号座位在司机的旁边(如果后排乘坐三人，则___号座位在后排的中间)。

如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。

中轿主座在司机后边的第一排，___号座位在临窗的位置。

乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于左座;距离前门越近，座次越高。为客人关车门时，要先看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客人。

当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。单行行进时，引导者应走在前，来宾走在其后，起到带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。

4、如何会见和会谈?

会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。

会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。

如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。

如果有合影，如何安排就座呢?

一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。

第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。

如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，___号人员即身份最高者居中，___号人员在___号人员左手位置，___号人员在___号人员右手位置，以此类推。

关于会务工作

1、如何制发会议通知?

通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。

2、如何选定会场?

主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。

3、如何确定会标、回头标和宣传标语?

会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标语，要紧扣会议主题，富有号召性、鼓动性。

4、如何排列席卡?

主席台的排列。当主席台人数较多时，可设立___排以上的主席台，领导分排就座。以面向台下来看，当主席台人数为单数时，___号人员居中，___号人员在___号人员左手位置，___号人员在___号人员右手位置，以此类推。当主席台人数为双数时，___号人员在中心点偏右的位置，___号人员在中心点偏左的位置，即___号、___号人员之间的中心点即为主席台的中心点，___号人员在___号人员右手位置，___号人员在___号人员左手位置，以此类推。

有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。发言前___分钟，要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。

5、如何保证话筒和音响良好?选择好的话筒。反复查看检修，确保稳定运行。会议开始前___分钟还要最后检查一次话筒，确保使用良好。

6、如何发奖?

将领奖人员安排靠前相对集中就座，便于___领奖。

对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次___，前后两人距离相等，走到第一排主席台前，先自然转向台下，展示奖品，然后，转向主席台，将奖品交给发奖领导，自然转身，从另一侧离开主席台。

对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数，确定每批___领奖的人数，要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数，尽量避免一位领导同时颁发___个以上奖项，减少失误的可能。

将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印，发到每一位领奖人员手中，让其记住自己走到哪位领导面前领奖。

正式___领奖前，由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台，走到对应的发奖领导面前后，所有领奖人先转向台下，约停顿___秒钟，然后向后转向主席台，面带微笑从对应的领导手中领奖，领奖后，再次向后转向台下，约停顿___秒钟，展示奖品，让摄影摄像记者摄影摄像。最后，从另一侧回到座位上。

7、如何签订责任状?

将签状人员安排靠前相对集中就座，便于___签状。

准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安排抬签状桌的人员，并要统一服装。礼仪小姐要训练有素。参加签状人员要事先通知。签奖时乐曲配套，音量适中。事前要多次彩排。

8、如何做好会议的后勤保障(主要是车辆、秩序、电力)?

调配会议所需车辆，特别是接送参加会议领导的车辆，要座位充足，车内整洁，并准备___台备用车辆。要有工作人员现场服务。

安排人员维持会场内外秩序，保证车辆停放有序，环境安静。开会之前要检查会场内外，开会时也要___会场内外，以便及时处置突发情况。

准备电力保障车，并有专业人员跟踪服务，确保停电之后立即供电。

9、如何做好节俭工作?

遵循必要、简单、方便的原则。

一是会场大小适中、设施设备够用，不要过份追求高档豪华。

会场距离较近，方便多数人来往。

二是场内布置都有必要性，以烘托气氛，不能太复杂、太花哨。

三是会议材料要尽量减少。

四是食宿要就低不就高。

住宿可安排普通标准间。

五是车辆以自接为主，以借为主，尽量不租用。

酒店前台电话礼仪

物品准备

在平时我们工作的时候就应该在电话旁边准备好纸和笔，方便记录客户电话内容。

左手拿话筒

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

接听时间

在电话铃响三声之内接听，如果有事情耽误了接听电话的时间，在接到客户电话时应该首先向其道歉。

保持正确的姿态

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。

因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

重复电话内容

电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

道谢

最后向客户道谢是基本的礼貌，来者是客，以客为尊，千万不要因为不直接面对客户而认为可以不用搭理他们。

第五篇：关于办公室商务接待礼仪

关于办公室商务接待礼仪有哪些？职场礼仪远不是像有些人想象的仅仅着正装即可。正规社交场合，任何礼仪细节都可能成为决定胜败的关键，这绝不是危言耸听。以下是小编为您整理的关于办公室商务接待礼仪相关资料，欢迎阅读！

关于办公室商务接待礼仪

鞠躬礼仪：身体向下弯曲成30度角，头颈背一条线，目光落于体前1米处。用于迎送客人，自我介绍或交换名片时。

开门：向外开的，先敲门，把住门把手，请客人先进。向内开的，自己先进屋，侧身把住门，请客人进。

电梯：电梯内有人，按住“开”按钮，请客人先上先下。无人时，自己先进按住“开”的按钮，请客人进，下时请客人先下。

奉茶：要及时，开水宜在70度左右，7分满。

握手：无到――身到、笑到、手到、眼到、问候到;握手时间3-5秒为宜，力度适中。遵循贵宾先、长者先、主人先、女士先的顺序。

介绍礼仪：介绍他人时，掌心向上，手背向下，四指伸直并拢，拇指张开，手腕与前臂成一直线，以轴关节为轴，整个手臂略弯曲，手掌基本上抬至肩的高度，并指向被介绍的一方，面带微笑，目视被介绍的一方，同时兼顾客人。介绍自己时，右手五指伸直并拢，用手掌按自己的左胸。介绍时，应目视对方或大家，表情要亲切坦然。注意不要用大拇指指着自己，也不要用食指指点别人。

名片礼仪：两大拇指按名片上两角，两手掌托住名片，字正向对方，身体微倾向对方，并简单寒暄“多多关照”。

同行礼节：两人行，右为尊，三人同行中为尊，四人不能并排走

保持距离：适当的距离感可以营造一种更宽容、和谐的氛围，范因民族、地域、文化、身份、关系等因素会右所区别。通常认为：

1、2米-

1、6米为社交距离;0、5米-

1、2米为私人距离;小于0、5米为亲密距离;大于3、6米为公共距离。

鼓掌礼仪：鼓掌含有欢迎、赞许、祝贺、感谢、鼓励等语意。鼓掌时应用右手手掌拍击左手手掌心，不可用指尖轻拍左掌心。

送客：主动为客人开门。